Prima o poi, in ogni direttivo, qualcuno lo dice: “Ci serve un’app”. Il segretario intende una cosa per tenere in ordine soci, quote e certificati. Il responsabile del settore giovanile intende un posto dove i genitori trovino orari e convocazioni senza telefonargli alle dieci di sera. Il presidente pensa agli sponsor e all’immagine della società. Sono tre bisogni veri, ma non sono lo stesso strumento. Questa guida spiega la differenza tra un gestionale per ASD e un’app ufficiale della società, quando basta uno dei due e quando servono entrambi.

Cosa fa un gestionale per società sportiva

Un gestionale per società sportiva è prima di tutto uno strumento di segreteria. Serve a chi tiene i conti e le carte, e il suo lavoro si vede poco da fuori: si vede soprattutto quando manca, cioè quando a fine stagione nessuno sa più chi ha pagato cosa.

Le funzioni tipiche di un gestionale ASD sono queste:

• Libro soci e anagrafiche: dati di atleti, genitori, tecnici e dirigenti, tesseramenti, ruoli.
• Quote e incassi: chi ha pagato, chi è in ritardo, rate, solleciti.
• Ricevute e prima nota: documenti per le famiglie e registrazione di entrate e uscite.
• Certificati medici: scadenze, avvisi, archivio. Per chi fa attività agonistica il certificato medico sportivo è obbligatorio, e un atleta con il certificato scaduto non dovrebbe scendere in campo.
• Verbali, assemblee e documenti della società, a seconda del prodotto.

Molti gestionali hanno anche una piccola app per i soci, ma di solito è l’app del fornitore: il socio scarica un’applicazione con il nome del gestionale e dentro trova la propria società insieme a tante altre. Per la segreteria funziona bene; per l’immagine della società conta poco.

Il contesto amministrativo, in breve

La riforma dello sport ha cambiato parecchie regole per le ASD e le SSD. Il decreto legislativo 36/2021 riordina la disciplina degli enti sportivi dilettantistici e del lavoro sportivo. Il decreto legislativo 39/2021 ha istituito presso il Dipartimento per lo Sport il Registro nazionale delle attività sportive dilettantistiche (RASD), operativo dal 31 agosto 2022 e gestito tramite Sport e Salute: l’iscrizione al Registro certifica la natura dilettantistica della società. La domanda può essere presentata dalla società stessa o dalla federazione, disciplina sportiva associata o ente di promozione a cui è affiliata. Per gli adempimenti specifici della vostra società il riferimento resta il commercialista o il vostro ente affiliante: un gestionale aiuta a tenere i dati in ordine, non sostituisce chi vi segue sul piano fiscale.

Cosa fa un’app ufficiale della società

L’app ufficiale parla a un pubblico diverso: atleti, famiglie, tifosi, sponsor. Non serve a chiudere il bilancio, serve a far sapere cosa succede e a far sentire le persone parte della società. È quello che fanno le app dei club professionistici, in scala ridotta.

• Comunicazione: notizie e comunicati che arrivano come notifica sul telefono, invece di perdersi in una chat.
• Calendario e risultati: partite e allenamenti di ogni squadra, risultati, classifiche, anche per il settore giovanile.
• Famiglie: convocazioni, orari, avvisi, un unico posto dove cercare le informazioni.
• Immagine e sponsor: il nome, il logo e i colori della società sul telefono di centinaia di persone, con uno spazio per chi vi sostiene.

La differenza si riassume così: il gestionale lavora per la segreteria, l’app per ASD lavora per tutti quelli che stanno intorno alla società.

Quando basta uno solo e quando servono entrambi

Basta il gestionale

Se la società ha pochi tesserati, magari tutti adulti, e la comunicazione funziona già bene con un sito aggiornato o una pagina social, il problema principale è la segreteria. In questo caso un buon gestionale ASD è la priorità, e un’app ufficiale può aspettare.

Basta l’app

Ci sono società che tengono soci e quote con un foglio di calcolo ben fatto e un commercialista attento, e ne sono soddisfatte. Il loro problema è un altro: genitori che non trovano gli orari, sponsor che chiedono più visibilità, notizie che non arrivano a nessuno. Qui un’app ufficiale risolve la parte che manca.

Servono entrambi

Con un settore giovanile numeroso, più squadre e più campi, di solito servono tutti e due. La segreteria ha bisogno di ordine, le famiglie di informazioni chiare, gli sponsor di visibilità. I due strumenti non si fanno concorrenza: il gestionale resta il registro della società, l’app diventa la sua voce verso l’esterno.

Come scegliere: le domande da farsi in direttivo

Prima di guardare offerte e prove gratuite, conviene rispondere a queste domande con onestà.

• Dove perdiamo più tempo? Nei solleciti delle quote e nei certificati, o nel rispondere sempre alle stesse domande dei genitori?
• Chi lo userà davvero? Uno strumento che solo il segretario sa usare si ferma il giorno in cui il segretario lascia.
• Chi aggiorna i contenuti? Un’app con il calendario fermo a ottobre fa più danni che non averla. Serve una persona, o meglio un responsabile per squadra.
• Di chi sono i dati e il nome? Se domani cambiate fornitore, cosa vi portate via? L’app resta con il nome della società o sparisce?
• Cosa vedono gli sponsor e le famiglie? Il nome della vostra società o quello di un fornitore?

Errori comuni

• Scegliere per le funzioni e non per le persone. Il prodotto con più voci nel menu non è il migliore se nessuno in società ha tempo di impararlo.
• Cambiare strumento a metà stagione. Le famiglie si abituano a un canale a settembre. Cambiarlo a febbraio significa ricominciare da capo con le stesse domande.
• Pensare che l’app sostituisca la segreteria. Un’app ufficiale può gestire iscrizioni e promemoria, ma la contabilità e gli adempimenti richiedono comunque ordine e un professionista di riferimento.
• Tenere aperti tutti i vecchi canali. Se dopo l’app restano attivi anche i gruppi, la pagina social e le email, i genitori non sapranno dove guardare. Leggi anche la nostra guida su come comunicare con le famiglie del settore giovanile.

L’app ufficiale con il nome della tua società

Siamo specializzati nelle app per società sportive. Realizziamo l’app ufficiale della società, pubblicata su App Store e Google Play con il vostro nome, il vostro logo e i vostri colori: calendario, risultati e classifiche anche del settore giovanile, notizie con notifiche, convocazioni, iscrizioni e rinnovi online, quote con promemoria delle scadenze, documenti come i certificati medici e uno spazio per gli sponsor. Partiamo da una base già collaudata e la adattiamo al vostro sport, per questo tempi e costi sono più contenuti di un’app da zero.

Se usate già un gestionale, l’app può affiancarlo: la segreteria continua a lavorare come prima e la società guadagna un canale tutto suo. Potete vedere come funziona nell’app dei Wolves del Basket Club Serravalle. Lavoriamo a distanza con società di tutta Italia e la demo è gratuita.

Domande frequenti

Qual è la differenza tra un gestionale ASD e un’app per ASD?

Il gestionale serve alla segreteria: soci, quote, ricevute, certificati. L’app ufficiale serve alla comunicazione con atleti, famiglie, tifosi e sponsor. Alcune funzioni si sovrappongono, ma lo scopo è diverso.

Una piccola società ha bisogno di un gestionale?

Dipende da quanti tesserati avete e da come tenete oggi i conti. Se un foglio di calcolo ordinato e il commercialista bastano, non è obbligatorio. Quando quote, rate e certificati diventano troppi da seguire a mano, un gestionale fa risparmiare tempo ed errori.

Cos’è il RASD?

È il Registro nazionale delle attività sportive dilettantistiche, istituito dal decreto legislativo 39/2021 presso il Dipartimento per lo Sport e gestito tramite Sport e Salute. L’iscrizione certifica la natura dilettantistica di associazioni e società sportive. Per i dettagli rivolgetevi al vostro ente affiliante.

Posso usare insieme gestionale e app ufficiale?

Sì, ed è la scelta più comune per le società con settore giovanile. Il gestionale resta lo strumento della segreteria, l’app diventa il canale ufficiale verso famiglie e sponsor.

Per pubblicare un’app con il nome della società servono account particolari?

Sì: per comparire sugli store con il proprio nome, la società deve avere un account sviluppatore Apple (99 dollari l’anno) e uno Google Play (25 dollari una volta sola). È meglio che siano intestati alla società, così l’app resta sua anche se un giorno cambia fornitore.